Alleen nog registreren wat er écht toe doet, en het cliëntendossier niet gebruiken als afvinklijstje; vanuit deze gedachte ontwikkelt Philadelphia Zorg een nieuw cliëntdossier voor cliënten op woonlocaties. Het nieuwe dossier is beknopter en bevat alleen nog de belangrijkste zaken en bijzonderheden die nodig zijn om te weten in de goede begeleiding van cliënten.

De ontwikkeling van het nieuwe cliëntdossier is onderdeel van het experiment Regelarm Verantwoorden. Hierin werkt Philadelphia samen met de zorgkantoren van CZ, Menzis en Zilveren Kruis. Op de locaties die deelnemen aan het experiment wordt gewerkt op basis van vertrouwen in elkaar en vanuit het vakmanschap van de professional. Daarin steunen de zorgkantoren het experiment. Het cliëntdossier wordt gebruikt waar het voor bedoeld is: vastleggen wat nodig is om de cliënt goed te kunnen begeleiden, overdracht naar collega’s en om afwijkende zaken in te noteren die belangrijk zijn voor de continuïteit van de zorg. Over dit dossier wordt verantwoord aan het zorgkantoor.

Praktijkvoorbeeld

Bas Bodzinga, directeur Klantbelang bij Philadelphia legt uit: ‘Een interne dagbesteding heeft bijvoorbeeld “lunch maken” als activiteit. De ene bewoner heeft daarbij als doel “voorbereiden op werk extern”, voor de ander is het “vergroten zelfredzaamheid”, voor de derde “verbeteren van sociaal contact”. Om de gelden voor deze interne dagbesteding te verantwoorden bij het zorgkantoor moest de begeleider dagelijks voor elke deelnemer op die verschillende doelen rapporteren. Dit kostte veel tijd. In het nieuwe cliëntendossier doen we dat niet meer. We hebben met de zorgkantoren afgesproken dat zij vertrouwen op het vakmanschap van de begeleiders, en dat er aan die doelen is gewerkt tijdens het maken van de lunch. Nu rapporteren de begeleiders alleen nog als er iets opvallends is gebeurd of iets dat de collega’s moeten weten. Anders niet. We hanteren daarbij het principe: interne rapportage = externe verantwoording.’

Anders verantwoorden

Caro Verlaan, senior manager Langdurige Zorg bij CZ zorgkantoor: ‘Als zorgkantoren zijn wij ervoor verantwoordelijk dat het budget binnen de Wlz doelmatig besteed wordt aan kwalitatief goede zorg. Het gaat om veel gemeenschapsgeld, dus het is belangrijk dat zorgorganisaties verantwoording afleggen over hoe ze die gelden besteden. Maar wel op een manier waarbij medewerkers hun tijd zoveel mogelijk kunnen besteden aan de zorg voor cliënten. In het project Regelarm Verantwoorden gebruiken we het cliëntdossier nu op een andere manier. Door te kijken of we gebruik kunnen maken van andere data die toch al geregistreerd of gelogd worden. Bijvoorbeeld gegevens over gewerkte uren en kwaliteitsgesprekken met cliënten.’

Vervolg

Vorig jaar zijn 7 locaties gestart met het regelarme cliëntdossier voor 90 cliënten. De eerste ervaringen zijn positief. Reden voor Philadelphia om het experiment uit te breiden. Er zijn 35 Philadelphia locaties uit heel Nederland geïnteresseerd, waaronder ook locaties met ouder wordende bewoners en bewoners met ernstig meervoudige beperkingen (EMB).

Bekijk de video of lees de interviews waarin begeleiders en cliënten vertellen over hun ervaring met het nieuwe cliëntendossier.

Het experiment Regelarm Verantwoorden is onderdeel van de beleidsregel Vernieuwend Verantwoorden van de NZa.