Philadelphia beschermt de gegevens van cliënten, medewerkers, verwanten en samenwerkingspartners. Daarom versturen we e-mails met vertrouwelijke informatie altijd beveiligd. Op deze pagina lees je hoe dat werkt en wat je kunt verwachten.
Wat is veilig mailen?
Philadelphia werkt met een beveiligde e-mailoplossing. Die controleert automatisch of een bericht vertrouwelijke informatie bevat, zoals persoonsgegevens of medische gegevens. Als dat zo is, wordt het bericht extra beveiligd verstuurd.
Zo zorgen we ervoor dat gevoelige informatie alleen bij de juiste persoon terechtkomt.
Wanneer ontvang je een beveiligde e-mail?
Je ontvangt een beveiligde e-mail van Philadelphia als het bericht persoonlijke of medische informatie bevat. Denk bijvoorbeeld aan informatie over zorg, een afspraak of een dossier.
Kan jouw e-mail beveiligde berichten ontvangen?
Dan komt het bericht gewoon in je inbox.
Kan jouw e-mail dat nog niet?
Dan ontvang je in je inbox een melding met een link. Via die link open je het bericht in een beveiligd portaal. Je krijgt dan een beveiligingscode toegestuurd waarmee je het bericht kunt openen. Zo weet het systeem zeker dat jij de juiste ontvanger bent.
Hoe werkt het voor jou?
Stap 1: Je ontvangt een e-mail van Philadelphia.
Stap 2: In de e-mail staat een link naar het beveiligde portaal.
Stap 3: Je vraagt de beveiligingscode aan telkens als je het bericht wilt openen. Die code ontvang je via de aangegeven methode.
Stap 4: Met die beveiligingscode open je het bericht. Je kunt het lezen en ook veilig beantwoorden.
Het bericht blijft 30 dagen beschikbaar in het portaal ‘Veilig Mailen’ Bastion 365.
Hoe weet je dat het bericht echt is?
We begrijpen dat een e-mail met een link en een code verdacht kan lijken. Daarom is het goed om op het volgende te letten:
• De e-mail komt van een @philadelphia.nl-adres.
• Je wordt doorgestuurd naar het beveiligde portaal Bastion 365, onze veilig-mailoplossing.
• Er wordt nooit gevraagd om een wachtwoord, bankgegevens of betaling.
Twijfel je toch? Neem dan contact met ons op voordat je op een link klikt. Dat kan door contact op te nemen met de verzender van het bericht.
Voor organisaties: samen maken we de zorg in Nederland veiliger
Werk je bij een organisatie die e-mailt met Philadelphia? Dan is noodzakelijk dat jullie mailomgeving ook voldoet aan de geldende beveiligingseisen. Daarmee voldoe je aan de Nederlandse regelgeving en wordt het voor jullie en onze gebruikers makkelijker om veilige berichten uit te wisselen. Het voorkomt extra stappen bij het verzenden en openen.
Wat levert het op?
Als jullie e-mail voldoet aan de eisen, komen beveiligde berichten van Philadelphia direct in jullie inbox. Geen portaal en geen beveiligings-codes. Dat is makkelijker voor jullie en voor ons.
Wat zijn de eisen?
In de zorg gelden twee belangrijke richtlijnen voor het beveiligd versturen van e-mail:
De AVG
(Algemene verordening gegevensbescherming): verplicht voor alle organisaties in Nederland.
De NTA-7516: de aanvullende richtlijn voor veilig e-mailen in de zorg.
Wat kun je doen?
Neem contact op met jullie ICT-leverancier en vraag hoe jullie e-mailomgeving kan voldoen aan de AVG en NTA-7516. De meeste leveranciers hebben hier een handleiding voor. Na het inrichten kun je een zogenaamde 'zelfverklaring NTA 7516' publiceren. Daarmee herkennen mailsystemen automatisch dat jullie veilig kunnen mailen.
Meer informatie vind je op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens (over de AVG) en de website van de NEN (over NTA 7516).
Contact
Heb je vragen over een beveiligde e-mail van Philadelphia? Of lukt het niet om een bericht te openen?
Neem contact op met de verzender van het bericht.