Raad van toezicht - Philadelphia

Samenstelling raad van toezicht

De raad van toezicht heeft een raadgevende en adviserende rol naar de raad van bestuur en is daarnaast ook klankbord. Op grond van de governancecode Zorg, statuten en reglementen is vastgelegd welke besluiten van de raad van bestuur door de raad van toezicht moeten worden goedgekeurd. De leden van de raad van toezicht houden bij de uitoefening van hun taken rekening met het maatschappelijk belang van Philadelphia, cliënten en medewerkers. De raad heeft zijn visie op het toezicht vastgelegd in het ‘profiel raad van toezicht’ en in het ‘reglement raad van toezicht’.

Samenstelling

De raad van toezicht bestond op 31 december 2021 uit vijf leden. De samenstelling van de raad in 2021 staat op de voorgaande pagina.

Achtergrond en deskundigheid

Ernst Kuipers is voorzitter van de raad van toezicht. Hij is voorzitter van de raad van bestuur van het Erasmus MC, het grootste universitair medisch centrum van Nederland. Hij heeft bestuurlijke ervaring en deskundigheid op het vlak van het besturen van zorgorganisaties.

Monique Verdier is vicevoorzitter. Zij is benoemd op voordracht van de cliënten- en familieraad. Zij is vicevoorzitter van de Autoriteit Persoonsgegevens en heeft brede bestuurlijke en toezichthoudende ervaring bij zorginstellingen.

Bert Bult is benoemd op voordracht van de ondernemingsraad. Hij brengt kennis en kunde in op het gebied van innovatie en de ontwikkeling van nieuwe businessmodellen.

Hanna Swaab is benoemd met als aandachtsgebieden kwaliteit van zorg en wetenschappelijk onderzoek. Zij heeft als hoogleraar neuropedagogiek en ontwikkelingsstoornissen kennis en ervaring op het gebied van gedragsdeskundige ondersteuning aan de verschillende cliëntdoelgroepen van Philadelphia. Ze heeft bestuurlijke ervaring in de zorg en binnen de universiteit, onder meer als directeur van het Leids Universitair Behandel en Expertise Centrum.

Koos Boot houdt toezicht op het financiële aandachtsgebied. Met zijn achtergrond in accountancy en ruime ervaring als voormalig CFO brengt hij financiële deskundigheid in.

De voordrachtrechten voor leden van de raad van toezicht van de cliënten- en familieraad en ondernemingsraad zijn vastgelegd in de statuten en reglementen.

Rooster van aftreden

Leden van de raad van toezicht worden voor vier jaar benoemd en zijn één keer herbenoembaar voor vier jaar. In 2021 waren er geen herbenoemingen aan de orde. Vanwege de aflopende termijnen in 2022 is eind 2021 in samenwerking met een extern bureau de werving- en selectieprocedure gestart voor de opvolging van Koost Boot en Monique Verdier. Begin 2022 werd echter bekend dat Ernst Kuipers per 10 januari 2022 benoemd is tot minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport. Daarom is in afstemming met in- en externe stakeholders besloten dat Monique Verdier en Koos Boot voor een verlengde termijn als lid dan wel als extern adviseur verbonden blijven aan de raad van toezicht. Dit om de continuïteit van toezicht en een zorgvuldige overdracht te waarborgen. In het jaarverslag van 2022 zal dit nader worden toegelicht. Bij het opstellen van de profielschetsen, voor de nieuwe leden van de raad van toezicht, zijn zowel de raad van bestuur, de raad van toezicht als de medezeggenschapsorganen betrokken.

Toezichthoudende activiteiten

De raad van toezicht heeft in het verslagjaar 2021 toezicht gehouden op het beleid van de raad van bestuur, kwaliteitsmanagement, de kwaliteit van de zorg- en dienstverlening aan cliënten, sociaal beleid, financieel beleid en de financiële continuïteit. Naast deze specifieke thema’s heeft de raad ook toezicht gehouden op de algemene gang van zaken bij Philadelphia. En tot slot zijn ook de voor de organisatie relevante strategische en maatschappelijke ontwikkelingen met aandacht gevolgd. In juni startte de nieuwe voorzitter van de raad van bestuur met haar werkzaamheden. En in het najaar werd duidelijk dat het bestuurslid met de financiële portefeuille zijn functie zou neerleggen. Over beide functies heeft de raad van toezicht intensief contact gehad en voor afstemming gezorgd met de raad van bestuur. Net als het vorige verslagjaar stond ook 2021 in het teken van corona. In elke vergadering heeft de raad van bestuur een uitgebreide toelichting gegeven op de stand van zaken en de impact van deze pandemie op cliënten en medewerkers. De raad van toezicht is zeer onder de indruk van de wijze waarop Philadelphia met deze complexe situatie is omgegaan. De leden van de raad van toezicht hebben in december 2021 een werkbezoek aan de locatie Den Witten Haen in Dordrecht gebracht. Eerder in 2021 waren werkbezoeken door de coronamaatregelen niet mogelijk. Het ontmoeten, spreken met en luisteren naar cliënten en medewerkers, locatieleiders et cetera zijn waardevolle toevoegingen aan het uitoefenen van toezicht.

Commissies raad van toezicht

De raad van toezicht werkt met een aantal commissies. Die bereiden de bespreking van diverse inhoudelijke onderwerpen in de vergaderingen voor en adviseren de raad over de te bespreken onderwerpen. Elke commissie vergadert circa viermaal per jaar. De werkwijze is vastgelegd in een reglement.

Auditcommissie

De Auditcommissie heeft in 2021 onder andere met de raad van bestuur overlegd over het te voeren financieel-economisch beleid, de financiële informatievoorziening, het functioneren van de risicobeheersingsen controlesystemen en de prestaties van de organisatie op deze terreinen. Ook zijn de financiële kwartaalrapportages in de Auditcommissie behandeld. De commissie krijgt daarbij elk kwartaal een voortgangsrapportage over de huisvestingsprojecten, investeringen en door het jaar heen inzicht in de treasuryontwikkeling. Verder heeft de Auditcommissie de bespreking van de jaarstukken 2021 en de begroting 2022 door de raad van toezicht voorbereid. In aanwezigheid van de accountant zijn de interim-rapportage, jaarrekening 2020 en het accountantsverslag en de managementreactie besproken. De commissie nam de aanbevelingen en opmerkingen uit de interim-rapportage en het accountantsverslag over. Tot slot heeft de Auditcommissie in 2021 nog een update van de meerjarenbegroting doorgenomen. Overigens stond de commissie in alle vergaderingen stil bij het effect van de coronacrisis op de bedrijfsvoering. Tijdens de vergaderingen van de Auditcommissie zijn de voorzitter van de raad van bestuur, directeur 58 Finance & Control en het hoofd Internal Audit aanwezig.

De commissie had in 2021 de volgende leden:

Koos Boot, voorzitter
Bert Bult, lid

Benoeming- en remuneratiecommissie

In februari 2021 werd de wervingsprocedure voor de voorzitter van de raad van bestuur afgerond met de benoeming van Saskia Baas. Zij startte op 1 juni 2021 in haar nieuwe functie. In het najaar is de wervingen selectieprocedure voor de opvolging van een lid van de raad van bestuur voorbereid in samenspraak met raad van bestuur, directie en medezeggenschap. Ook bereidde de Benoeming- en remuneratiecommissie de zelfevaluatie van de raad van toezicht voor. Ze deed dit samen met een externe begeleider. De zelfevaluatie vond plaats in september 2021. De commissie is in 2021 ook met de voorbereiding voor de werving van twee nieuwe leden voor de raad van toezicht gestart.

De commissie had in 2021 de volgende leden:

Monique Verdier, voorzitter
Ernst Kuipers, lid

Commissie zorg

De Commissie zorg heeft in 2021 met de raad van bestuur overlegd over het toezicht op de kwaliteit van de zorg- en dienstverlening, risicobeheersing en de inhoudelijke ontwikkeling van het beleid. In elke commissievergadering is uitvoerig stilgestaan bij de impact van de coronacrisis. Ook is de werking van het kwaliteitsmanagementsysteem in de commissie besproken en gemonitord. De uitkomsten van verschillende kwaliteitsrapportages zoals het Kwaliteitskader Gehandicaptenzorg kwamen aan de orde. En dat geldt ook voor specifieke beleidsthema’s zoals verzuim van medewerkers, preventie van gezondheidsproblemen bij cliënten en beleid en handelen bij suïcide(pogingen) van cliënten. Verder is aandacht besteed aan de meldingen bij de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ), en hoe de organisatie omgaat met incidenten en calamiteiten. Tijdens de vergaderingen van de Commissie zorg zijn op uitnodiging ook medewerkers aanwezig. Vaste deelnemers aan de vergaderingen zijn het lid van de raad van bestuur met de portefeuille zorg en de directeur Expertise en Onderzoek.

De commissie had in 2021 de volgende leden:

Hanna Swaab, voorzitter
Monique Verdier, lid

Overleg externe accountant

De externe accountant van Philadelphia is PwC Accountants NV. Voor de interimrapportage, het accountantsverslag en het vaststellen van de jaarrekening 2020 heeft de Auditcommissie overleg gevoerd met de accountant. De accountant heeft ook overleg gevoerd met de raad van toezicht en de raad van bestuur gezamenlijk. Hij verzorgde een toelichting bij de interim-rapportage, de managementletter en de jaarrekening 2020. De Auditcommissie rapporteert daarover aan de raad van toezicht. Begin 2022 vindt de bespreking voor de jaarrekening van 2021 plaats.

Geen tegenstrijdig belang

In 2021 hebben zich geen transacties voorgedaan met een tegenstrijdig belang, zoals bedoeld in de statuten en de reglementen van de raad van bestuur en van de raad van toezicht. In het reglement raad van bestuur staat een procedure die beschrijft hoe gehandeld moet worden bij (potentieel) tegenstrijdig belang. Als daar sprake van is, wordt hier melding van gemaakt in het jaarverslag.

Onafhankelijkheid

In het reglement raad van toezicht is vastgelegd dat het functioneren van een lid van 59 deze raad moet worden gekenmerkt door integriteit en een onafhankelijke opstelling. Leden nemen zonder last of ruggenspraak zitting in de raad van toezicht. Het oplossen van zaken waarbij een belangenverstrengeling aan de orde kan zijn bij leden van deze raad, de raad van bestuur en bij de externe accountant in relatie tot de stichting, hoort expliciet bij het takenpakket van de raad van toezicht.

Informatieverstrekking

De raad van toezicht ziet erop toe dat de raad van bestuur regelmatig rapporteert over de financiële en zorginhoudelijke ontwikkelingen van de organisatie, de daaraan verbonden risico’s en mechanismen tot beheersing daarvan. De raad houdt toezicht op een goede balans tussen zorg en zakelijkheid. De werkwijze rondom informatieverstrekking is vastgelegd in het reglement van de raad van bestuur.

De raad van bestuur informeert de raad van toezicht op de volgende wijzen:

Voorafgaand aan vergaderingen van de raad van toezicht een schriftelijke toelichting over lopende zaken via het bericht van de raad van bestuur.
Elke kwartaalrapportage gaat vergezeld van een financieel bericht van de raad van bestuur.
Bij de voorbereiding of tijdens de vergaderingen van de raad van toezicht.
Tussentijds, als daar aanleiding toe is.

In het kader van uitwisseling en informatievergaring bezoekt de raad van toezicht graag locaties van Philadelphia.

Contact met medezeggenschapsorganen

Bert Bult heeft in 2021 een overlegvergadering van de ondernemingsraad bijgewoond. Monique Verdier en Hanna Swaab sloten beiden een keer aan bij een vergadering van de Landelijke Familieraad en bezochten beiden eenmaal een overlegvergadering met de Landelijke Cliëntenraad. Bij alle vergaderingen waren leden van de raad van bestuur aanwezig zodat de leden van de raad van toezicht zich een beeld konden vormen van de interactie tussen bestuur en medezeggenschapsraden. De betreffende leden hebben in vergaderingen van de raad van toezicht terugkoppeling gegeven over hun ontmoetingen met de medezeggenschapsorganen.

De raad van toezicht heeft vastgesteld dat de medezeggenschapsorganen daadwerkelijk worden betrokken bij de organisatie en een plek hebben in de beleidsvoorbereiding. Er is sprake van positieve interactie waarbij over en weer ruimte is voor een kritisch geluid. De medezeggenschapsraden worden proactief betrokken, gehoord en om advies dan wel instemming gevraagd. Alle medezeggenschapsorganen zijn in de gelegenheid gesteld input te leveren voor het profiel van een nieuw lid van de raad van bestuur en twee nieuwe leden van de raad van toezicht (te benoemen in 2022). Monique Verdier heeft de gesprekken hierover bijgewoond.

Vergaderingen

De raad van toezicht heeft in 2021 zes keer vergaderd. Vanwege de coronacrisis waren de vergaderingen deels online, maar een aantal keer ook live. Bij alle vergaderingen waren de leden van de raad van bestuur aanwezig. Afhankelijk van het onderwerp zijn ook (interne) inhoudsdeskundigen uitgenodigd om een toelichting te verzorgen. Voorafgaand aan elke vergadering van de raad van toezicht hebben de leden een informeel afstemmingsoverleg. In de vergaderingen van de raad van toezicht zijn de volgende 60 onderwerpen aan de orde geweest:

Impact coronacrisis, maatregelen en effecten voor zorg en organisatie
Ontwikkelingen cluster Intensieve Zorg
Stand van zaken Huis op Orde aan de hand van een uitgevoerde audit
Presentatie eerste 100 dagen voorzitter raad van bestuur
Wijziging statuten en reglementen onder andere vanwege wetswijzigingen
Presentatie Philadelphia Online
Besluit klassenindeling Wet normering topinkomens
Besluit tot benoeming van een voorzitter raad van bestuur
Voorbereiding vacature lid raad van bestuur
Voorbereiding vacatures twee leden raad van toezicht
Geïntegreerd jaarverslag en jaarrekening 2020
Kaderbrief en begrotingsuitgangspunten 2022 en jaarplan 2022
Kwaliteit van zorg- en dienstverlening, kwaliteitsmetingen, kwaliteitsmanagement en het kwaliteitsrapport 2020
Beleidsmatige ontwikkelingen en voortgang uitvoering jaarplan 2021 aan de hand van de vier organisatiewaarden: cliëntwaarde, zorgwaarde, medewerkerswaarde en financiële waarde.
Voortgangsrapportage op de verschillende strategische thema’s zoals vermeld in het meerjarenbeleidsplan
Update van de financiële meerjarenraming en scenario’s
Interimrapportage en accountantsverslag PwC-accountants en managementreactie
Financiële ontwikkeling van Philadelphia aan de hand van kwartaalrapportages en halfjaarrapportage
Terugkoppeling van bezoeken aan de verschillende medezeggenschapsorganen

Remuneratie

De raad van toezicht bepaalt de bezoldiging en arbeidsvoorwaarden van de leden van de raad van bestuur. Het salaris van de voorzitter van de raad van bestuur wordt als bovenkant van het salarisgebouw gehanteerd. De raad van toezicht heeft vastgesteld dat de leden van de raad van bestuur volgens de Wet normering topinkomens onder de onderklasse V van de ‘Regeling bezoldigingsmaxima topfunctionarissen zorg en jeugdhulp’ vallen. Over zaken die deze wet raken, vindt zo nodig ook afstemming met de accountant plaats.

Bezoldiging bestuurders 2021

Zie voor de voor de vastgestelde bezoldiging van de leden van de raad van bestuur de jaarrekening 2021.

Pensioen

Leden van de raad van bestuur zijn lid van het pensioenfonds Zorg & Welzijn. Hierin is begrepen een dekking voor het arbeidsongeschiktheidspensioen. De verdeling van de totale premie in enig jaar is 50% voor Philadelphia en 50% voor een lid van de raad van bestuur.

Vertrekregeling

In de arbeidsovereenkomsten van de bestuurders zijn vertrekregelingen opgenomen in geval van (tussentijdse) opzegging door de stichting, met uitzondering van ontslag wegens een dringende reden in de zin van artikel 7:677 en 7:678 van het Burgerlijk Wetboek (BW).

Mobiliteit

Aan de bestuurder kan door Philadelphia een leaseauto ter beschikking worden gesteld waarover hij vrij kan beschikken voor zowel dienstreizen als privédoeleinden. De kosten van deze auto en het gebruik daarvan komen met inachtneming van de voorwaarden en condities uit de Philadelphia-leaseregeling voor rekening van Philadelphia. Een bestuurder kan ook opteren voor een mobiliteitsbudget met inachtneming van de voorwaarden en condities zoals neergelegd in de Philadelphiamobiliteitsregeling. De mobiliteitsvergoeding komt voor rekening van Philadelphia.

Communicatiemiddelen

Philadelphia stelt de bestuurder voor de uitoefening van zijn functie digitale communicatiemiddelen ter beschikking, zoals bijvoorbeeld een smartphone, een laptop of een tablet. De kosten van het gebruik komen voor rekening van Philadelphia.

Aanvullende ziektekostenverzekering

Op grond van de met twee leden van de raad van bestuur gesloten arbeidsovereenkomst komt van de premie van de aanvullende ziektekostenverzekering 75% voor vergoeding in aanmerking.

Onkostenvergoedingen

Werkwijze declaraties De uitgangspunten en werkwijze rond declaraties door leden van de raad van bestuur zijn vastgelegd in de werkwijze declaraties. Deskundigheidsbevordering raad van bestuur De raad van bestuur is er verantwoordelijk voor dat in het bestuur voldoende deskundigheden en vaardigheden zijn gewaarborgd en dat deze op peil worden gehouden. Elk lid van de raad van bestuur draagt er zorg voor dat zijn kennis en vaardigheden ruim voldoende zijn en blijven. Zodat hij zijn functie kan vervullen op een manier die in het belang is van de organisatie. Deze plicht is reglementair verankerd. Leden van de raad van bestuur wonen daartoe interne en externe studiebijeenkomsten en seminars bij. De kosten van deze opleidingen en de reis- en verblijfkosten worden vergoed door Philadelphia. In het jaar 2021 bedragen de totale kosten voor deskundigheidsbevordering voor de leden van de raad van bestuur gezamenlijk € 36.939,17.

Bezoldiging raad van toezicht

De bezoldiging voor de toezichthouders is wettelijk gekoppeld aan een percentage van de voor bestuurders geldende bezoldigingsnorm. Voor de leden van de raad van bestuur geldt daarom de klassenindeling V uit ‘Regeling bezoldigingsmaxima topfunctionarissen zorg en jeugdhulp’.

Bezoldiging toezichthouders 2021

Zie voor de vastgestelde bezoldiging van de leden van de raad van bestuur de jaarrekening 2021.

Deskundigheidsbevordering raad van toezicht

De leden van de raad van toezicht zorgen ervoor dat hun deskundigheid op peil blijft. Hiervoor is een werkwijze voor permanente educatie opgesteld. De raad neemt het standpunt in dat het de verantwoordelijkheid van de leden zelf is om zich te blijven ontwikkelen. Elk lid van de raad van toezicht heeft voorkeuren in zijn ontwikkeling. Een collectieve educatie zonder individuele invulling levert daardoor niet altijd de juiste bijdrage aan de ontwikkeling van een toezichthouder. In de zelfevaluatie van 2021 is aandacht besteed aan de samenwerking en werkwijze van de raad van toezicht, en aan de verdeling van de aandachtsgebieden en deskundigheden. Dit laatste mede met het oog op de aanstaande wisseling van twee posities in de raad van toezicht.