Risico’s

Risicomanagement is onderdeel van de reguliere bedrijfsvoering van Philadelphia. De serviceorganisatie geeft hierbij ondersteuning, onder meer door middel van integrale interne audits. Door systeeminformatie te delen en te bespreken wil Philadelphia blijven leren en verbeteren. Op het gebied van zorg en kwaliteit wordt onder meer gelet op:

  • Het gebruik van de Support Intensity Scale (SIS) en het gesprek over wensen en behoeften met de cliënt en zijn vertegenwoordiger om de ondersteuningsbehoeften en mogelijke risico’s op cliëntniveau vast te stellen, een voor de cliënt toegankelijke afsprakenkaart, professionele uitvoering van de zorg en ondersteuning, periodiek beraad, en jaarlijkse evaluaties.
  • uitkomsten van het cliëntwaarderingsonderzoek, en klachtenrapportages.
  • teamreflecties en intercollegiale visitatie.
  • beschikbaarheid van relevante protocollen en handreikingen.
  • aandachtfunctionarissen voor inhoudelijke dossiers (zoals medicatie en vrijheidsbeperkende maatregelen).
  • melding en afwikkeling van incidenten aan de hand van een elektronisch meld- en volgsysteem.
  • inzet onafhankelijke externe onderzoekscommissie bij ernstige incidenten en calamiteiten.
  • rapportages van interne kwaliteitscommissies.
  • ondersteuning door het landelijk serviceteam zorg.
  • uitkomsten integrale audits.

Op het gebied van veiligheid en veilige woonen werkomgeving wordt onder meer gelet op:

  • risico inventarisatie en evaluatie (RIE) per locatie.
  • aandacht voor vitaliteit, werkplezier, geluk.
  • brandveiligheid inspecties en ontruimingsoefeningen.
  • legionella protocol.
  • bedrijfshulpverlening (BHV) trainingen.
  • duurzame inzetbaarheid van medewerkers
  • uitkomsten integrale audits.

Op het gebied van financiën wordt onder meer gelet op:

  • (geautomatiseerde) werkprocessen met (geautomatiseerde) interne controle maatregelen.
  • monitoring door middel van een management dashboard en managementrapportages.
  • adequate inrichting AO/IC.
  • financieel rolling forecastproces en meerjarenbegroting.
  • treasurybeleid.
  • inzet van business intelligence.
  • uitkomsten van integrale audits.

Operationele risico’s

Incidenten

Het primaire doel van Philadelphia is goede kwaliteit van zorg en ondersteuning voor de cliënt. Incidenten zijn daarbij helaas niet uit te sluiten. Incidenten kunnen tot gevolg hebben dat er extra kosten moeten worden gemaakt in verband met de extra inzet van medewerkers of ingegrepen in de huisvesting of de zorginfrastructuur. Ook kunnen incidenten de reputatie van Philadelphia schaden. Bij ernstige incidenten en calamiteiten wordt altijd onderzoek gedaan door een onafhankelijke externe onderzoekscommissie die zijn bevindingen deelt met de raad van bestuur en directie. De bevindingen worden gebruikt om als organisatie te leren en tot verbeteracties te komen. Bij incidenten is communicatie van groot belang. Philadelphia hanteert daarbij de principes van aandacht, dialoog, ontmoeting en openheid. Ook is er een crisismanagementprotocol. Er wordt actief met leidinggevenden geoefend op het vlak van crisisbeheersing. Er is een expertteam ‘Opvang schokkende gebeurtenissen’ voor de medewerkers.

Niet gefinancierde zorg

Philadelphia loopt het risico dat geleverde productie door zorgkantoren, dan wel gemeenten niet wordt vergoed. In de afgelopen jaren is dit risico nihil gebleken. De afdelingen klantbelang en organisatiebelang monitoren dit strak in af- stemming met de lijn.

Eigen vermogen

In onze sector worden de normen voor het hebben van eigen vermogen als buffer voor finan- ciële tegenvallers hoger. De norm ligt nu tussen de 20 - 25% van de omzet. Philadelphia stuurt op een voldoende groot eigen vermogen en wil het huidige omzetniveau marktconform laten groeien ten behoeve van de continuïteit van de organisatie en om voldoende financiële armslag te hebben om de doelen uit het meerjarenbe- leidsplan te realiseren en eventuele risico’s op te kunnen vangen. De organisatie streeft daartoe een rendementspercentage na van tussen de 2 en 2,5%.

Werkkapitaal en liquiditeit

Het debiteurenrisico neemt toe omdat bijvoorbeeld meer cliënten zelf hun huur moeten gaan betalen en zorgkantoren en ook gemeenten niet meer op voorschot maar op gerealiseerde productie bekostigen.Tevens heeft Philadelphia een stevige meerjaren investeringsagenda op het vlak van huisvesting. Philadelphia hanteert daarom een actief werkkapitaal beheer om een goede liquiditeitspositie te blijven waarborgen. Hiertoe is een treasurybeleid opgesteld.

Cyberweerbaarheid en informatiebeveiliging

Philadelphia wordt steeds digitaler. Er ligt ook de wens om mensgerichte technologie en gebruik van data verder te integreren in de zorgen dienstverlening. Digitalisering kan bijdragen aan efficiëntere en effectievere processen, maar stelt ook hogere eisen aan de informatiebeveiliging (cyber security). Philadelphia beschikt over een geïmplementeerd informatiebeveiligingsbeleid, waardoor risico’s ten aanzien van beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid binnen de organisatie zijn geadresseerd.

Arbeidsmarktontwikkelingen

De verwachting is dat voor de zorgsector weer schaarste aan personeel zal ontstaan. Philadelphia voert actief beleid op het vlak van recruitment. Huisvesting Op het vlak van huisvesting lopen er diverse projecten. In de uitvoering van deze projecten zijn we altijd afhankelijk van vele verschillende partijen en stakeholders, zoals vergunningprocedures, bezwaarprocedures maar ook de betrokkenheid van cliënten en verwanten die mogelijk moeten verhuizen. De invloed en betrokkenheid van stakeholders kan tot gevolg hebben dat projecten niet in het gewenste tempo tot stand komen, waardoor de resultaten negatief worden beïnvloed. In de aantrekkende markt zien we de bouw- en realisatiekosten stijgen. We volgen en evalueren derhalve zeer regelmatig onze projectenportefeuille en toetsen of elke individuele businesscase blijft passen in het financiële kader. In de uitvoering monitoren we dit strak.