Raad van toezicht

De raad van toezicht heeft een raadgevende en adviserende rol naar de raad van bestuur en is ook klankbord. Op grond van de Zorgbrede Governancecodes, statuten en reglementen is vastgelegd welke besluiten van de raad van bestuur goedgekeurd moeten worden door de raad van toezicht of instemming moeten krijgen. De leden van de raad van toezicht houden bij de uitoefening van hun taken rekening met het maatschappelijk belang van Philadelphia, cliënten en medewerkers. De raad van toezicht bestond op 31 december 2017 uit vijf leden. De raad van toezicht heeft zijn visie op toezicht vastgelegd in het profiel raad van toezicht. Het profiel staat op de website van Philadelphia.

 

 

Achtergrond en deskundigheid

De heer Robbertsen is voorzitter van de raad van toezicht. Mevrouw Verdier is vicevoorzitter. Zij is benoemd op voordracht van de cliëntenen familieraad. De heer Bult is benoemd op voordracht van de ondernemingsraad. Deze voordrachtrechten zijn vastgelegd in de statuten. De heer Robbertsen was Commissaris van de Koning in de provincie Utrecht. Uit dien hoofde brengt hij bestuurlijke ervaring en deskundigheid op het vlak van openbaar bestuur in. Binnen de raad van toezicht is de portefeuille zorg en kwaliteit belegd bij mevrouw prof. dr. H. Swaab. Zij is hoogleraar Neuropedagogiek en Ontwikkelingsstoornissen en heeft daardoor veel kennis over gedragsdeskundige ondersteuning aan de verschillende cliëntdoelgroepen van Philadelphia. Daarnaast heeft zij veel praktijkervaring opgedaan in de zorgverlening aan mensen met een verstandelijke beperking, onder meer als directeur van het Ambulatorium van de universiteit Leiden. Mevrouw Verdier brengt als oud-bestuurder en als acterend toezichthouder van zorginstellingen en maatschappelijke organisaties onder meer deskundigheid in over bedrijfsvoering in de zorg en de vormgeving van de dienstverlening aan de cliënt doelgroep van Philadelphia. De heer Boot brengt als CFO in het bijzonder financiële deskundigheid in. De heer Bult brengt kennis en kunde mee op het gebied van innovatie en de ontwikkeling van nieuwe business modellen.

Rooster van aftreden

Leden van de raad van toezicht worden voor vier jaren benoemd en zijn eenmaal herbenoembaar voor vier jaren. De heer R.C. Robbertsen is volgens het rooster aftreden per 11 december 2017. De werving en selectie voor het aantrekken van een nieuwe voorzitter is in 2017 opgestart. De raad van toezicht heeft in het kader van de continuïteit en goede overdracht van de werkzaamheden besloten dat de heer Robbertsen zal aanblijven tot het moment dat de nieuwe voorzitter is benoemd.

Commissies raad van toezicht

De raad van toezicht heeft uit zijn midden commissies ingesteld. Enerzijds om de bespreking van onderwerpen in de vergaderingen van de raad van toezicht voor te bereiden, anderzijds om de raad van toezicht te adviseren over de te bespreken onderwerpen. Met het aantreden van nieuwe toezichthouders heeft de raad van toezicht de samenstelling van de commissies geëvalueerd. Naar aanleiding daarvan zijn er wijzigingen doorgevoerd.

Auditcommissie

Deze commissie heeft onder andere met de raad van bestuur overlegd over het te voeren financieel-economisch beleid, de financiële informatievoorziening, het functioneren van de risicobeheersings- en controlesystemen en de prestaties van de organisatie op deze terreinen. De financiële kwartaalrapportages zijn in de auditcommissie behandeld. De commissie krijgt daarbij elk kwartaal een voortgangsrapportage over de huisvestingsprojecten, investeringsvoortgang en inzicht in de treasuryontwikkeling door het jaar heen (waaronder de solvabiliteitsratio, DSCR ratio, Net Debt/EBITDA en liquiditeitspositie). De auditcommissie heeft de bespreking van de jaarstukken 2016 en de begroting 2018 door de raad van toezicht voorbereid. In aanwezigheid van de accountant zijn de interim rapportage, jaarrekening 2016 en de managementletter en -reactie besproken. De naleving van aanbevelingen en de opvolging van opmerkingen uit de interim rapportage en managementletter zijn door de commissie gevolgd. De auditcommissie heeft een update van de meerjarenbegroting 2016 - 2020 doorgenomen. Verder gaf de auditcommissie een advies over een nieuw treasurystatuut en besprak het treasuryjaarplan 2018. De commissie besprak de vestiging van zekerheidsrechten in het kader van het eerder afgesloten financieringsarrangement. Het thema ict en informatiebeveiliging is in 2017 in de commissie aan de orde geweest en de (financiële) verhoudingen tussen Philadelphia en het juridisch afgesplitste cluster Werk & Begeleiding. Tijdens de vergadering spreekt de auditcommissie ook met medewerkers van de organisatie, waaronder de directeur organisatiebelang, hoofd internal audit en hoofd concerncontrol.

De commissie had in 2017 de volgende leden:

  •  C.G. Boot, voorzitter
  • B. Bult, lid

Benoeming- en remuneratiecommissie

Deze commissie voerde in 2017 functioneringsgesprekken met de leden van de raad van bestuur. De werving- en selectie tot het aantrekken van een nieuwe voorzitter werd door de commissie voorbereid. Omdat er voor de functie van voorzitter moest worden geworven is er besloten om specifiek daarvoor uit midden van de raad van toezicht een selectiecommissie samen te stellen. Deze selectiecommissie verzorgt de werving- en selectieprocedure. De commissie wordt daarin bij gestaan door een extern bureau. De voorzitter van de raad van bestuur is door de raad van toezicht om te participeren in de selectiecommissie.

De commissie heeft de volgende leden:

  • R.C. Robbertsen, voorzitter
  • M.J. Verdier, lid

ad-hoc selectiecommissie:

  • C.G. Boot, voorzitter
  • J.T. Swaab, lid

Commissie zorg

Deze commissie heeft met de raad van bestuur overleg gehad over het toezicht op de kwaliteit van zorg en dienstverlening, risicobeheersing en inhoudelijke beleidsontwikkeling. De werking van het kwaliteitsmanagementsysteem wordt in de commissie doorgenomen en gemonitord. De uitkomsten van verschillende kwaliteitsrapportages (klachten, medicatie, middelen en maatregelen, meerzorg, incidenten calamiteitmeldingen, valincidenten, seksueel misbruik en huiselijk geweld, bevindingen van de externe onderzoekscommissie) zijn in de commissie besproken evenals de beleidsmatige consequenties die daaraan worden verbonden. Ook de ontwikkelingen in de zorg- en dienstverlening binnen Philadelphia komen in de commissie aan de orde. In de vergadering is gesproken over kennisontwikkeling en -toepassing in de dagelijkse praktijk. Daartoe werden onder meer de resultaten van het promotieonderzoek ‘Kennis en praktijk in de gehandicaptenzorg’ doorgenomen. In de commissie is aandacht geweest voor het leren van de organisatie en zijn medewerkers in relatie tot de kwaliteit van de zorg- en dienstverlening. De commissie kreeg uitleg over het programma ‘terugdringing van oneigenlijk gebruik van psychofarmaca en het thema palliatieve zorg. Vanuit het landelijk serviceteam zorg werd een trendanalyse gepresenteerd over onderzoeken die zijn uitgevoerd. Tot slot worden in de commissie de uitkomsten van het clientervaringsonderzoek ‘Dit vind ik ervan!ʼ doorgenomen. Bij de bespreking van deze onderwerpen zijn behandelaren en experts werkzaam in het Expertisecentrum van Philadelphia aanwezig.

De commissie heeft de volgende leden:

  • H. Swaab, voorzitter
  • M.J. Verdier, lid

Voor elk van de commissies is een reglement c.q. werkwijze opgesteld. De reglementen en werkwijze evenals de samenstelling van de commissies staan op de website van Philadelphia. Tijdens de commissievergaderingen zijn op uitnodiging ook medewerkers vanuit de organisatie aanwezig.

Toezichthoudende activiteiten

De raad van toezicht heeft in het verslagjaar 2017 toezicht gehouden op het beleid van de raad van bestuur, strategische en maatschappelijke ontwikkelingen, kwaliteitsmanagement, de kwaliteit van de zorg en dienstverlening aan cliënten, sociaal beleid, financieel beleid en de financiële continuïteit en op de algemene gang van zaken van Philadelphia. De raad van toezicht heeft een raadgevende en adviserende rol voor de raad van bestuur en is tevens klankbord voor de raad van bestuur. Bij de vervulling van zijn taak richt de raad van toezicht zich naar het maatschappelijk belang van de organisatie, zijn cliënten en medewerkers.

Overleg externe accountant

De externe accountant van Philadelphia is PWC Accountants NV. Bij gelegenheid van de interimrapportage, de managementletter en het vaststellen van de jaarrekening 2016 heeft de auditcommissie overleg gevoerd met de accountant. De accountant heeft ook overleg gevoerd met de raad van toezicht en raad van bestuur gezamenlijk. Hij verzorgde een toelichting bij de interimrapportage, de managementletter en de jaarrekening 2016. Het auditplan van de accountant geldt voor de periode 2017 - 2018. De raad van toezicht heeft eind 2016 ingestemd met het plan. Monitoring en eventuele bijstelling op het plan wordt bewaakt door de auditcommissie. De commissie rapporteert daarover aan de raad van toezicht.

Geen tegenstrijdig belang

In 2017 hebben zich geen transacties voorgedaan met een tegenstrijdig belang zoals bedoeld in de statuten en de reglementen van de raad van bestuur en van de raad van toezicht. In het reglement raad van bestuur is een procedure die beschrijft hoe gehandeld moet worden bij (potentieel) tegenstrijdig belang. Als daar sprake van is, wordt hier melding van gedaan in het jaardocument.

Fraude

Over 2017 zijn geen gevallen van fraude te melden.

Onafhankelijkheid

In het reglement raad van toezicht is vastgelegd dat het functioneren van een lid van de raad van toezicht moet worden gekenmerkt door integriteit en een onafhankelijke opstelling. Leden nemen zonder last of ruggenspraak zitting in de raad van toezicht. Het oplossen van zaken waarbij een belangenverstrengeling aan de orde kan zijn bij leden van de raad van toezicht, de raad van bestuur en bij de externe accountant in relatie tot de stichting, hoort expliciet bij het takenpakket van de raad van toezicht.

Evaluatie functioneren

Een van de taken van de raad van toezicht is het evalueren van het eigen functioneren. De raad van toezicht en de raad van bestuur evalueren ook het functioneren van de verhouding tussen de raad van toezicht en de raad van bestuur. In 2017 heeft de raad van toezicht de evaluatie vorm gegeven aan de hand van een extern online evaluatie onderzoek. Zowel de leden van de raad van toezicht en de raad van bestuur hebben deelgenomen aan het onderzoek. In de evaluatie is stilgestaan bij het functioneren van de raad van toezicht als team en het functioneren van de voorzitter. De resultaten daarvan zijn meegenomen in het werving- en selectieproces voor de nieuwe voorzitter raad van toezicht. Tijdens de evaluatie is besproken hoe de raad van toezicht omgaat met zelfreflectie. Om hier gestructureerde vorm aan te geven wordt afgesproken elke vergadering af te sluiten met een kort overlegmoment waarbij de leden van de raad van toezicht terugblikken op hoe de vergadering verliep en wat een ieders bijdrage was. Verder is in de evaluatie gesproken over de wijze waarop de strategie en beleidsagenda ook doorwerkt in de dagelijkse operatie. Het is waardevol dat de toezichthouders contacten hebben met de lagen onder de raad van bestuur. Het is actief beleid om hen uit te nodigen tijdens werkbezoeken, vergaderingen en commissievergaderingen. Om nog beter zicht op de doorwerking te krijgen is afgesproken dat de raad van bestuur hier de raad van toezicht verdiepende informatie over de organisatieontwikkeling zal verstrekken. Daarnaast is besproken dat elk lid van de raad van toezicht zelf ook actief op zoek moet gaan naar context en informatie van de sector. Zo ontstaat er een breder beeld waar toezichthouders de ontwikkelingen van Philadelphia aan kunnen relateren. Om zorginhoudelijke thema’s die in de commissie zorg aan de orde zijn geweest breder plenair te delen wordt een voorraadagenda voor bespreking gemaakt. Zo wordt bewaakt dat thema’s ook op de plenaire agenda komen.

Informatieverstrekking

De raad van toezicht ziet erop toe dat de raad van bestuur regelmatig rapporteert over de financiële en zorginhoudelijke ontwikkelingen van de organisatie de daaraan verbonden risico’s en mechanismen tot beheersing daarvan. De raad van toezicht houdt toezicht op een goede balans tussen zorg en zakelijkheid. De organisatie kent geen separaat informatieprotocol. De werkwijze rondom informatieverstrekking is vastgelegd in het reglement van de raad van bestuur. De raad van bestuur informeert de raad van toezicht op de volgende wijzen. De verslagen van de bestuursvergaderingen aan de raad van toezicht worden ter hand gesteld. De raad van bestuur geeft daarnaast via het bericht van de raad van bestuur schriftelijke een toelichting over lopende zaken. Elke kwartaalrapportage gaat vergezeld met een financieel bericht van de raad van bestuur. Informatie wordt ook bij de voorbereiding of tijdens de vergaderingen van de raad van toezicht door de raad van bestuur verstrekt. Of tussentijds indien daar aanleiding toe is. Tevens ontvangen alle leden van de raad van toezicht de wekelijkse Nieuwsbrief van de organisatie en een overzicht van nieuws- en persberichten over Philadelphia. De leden van de raad van toezicht hebben in 2017 ook werkbezoeken aan locaties van Philadelphia gebracht. Het ontmoeten, spreken met en luisteren naar cliënten en medewerkers staat daarin centraal. Leden van de raad van toezicht spreken dan ook directieleden, het locatiemanagement en begeleiders.

Contact met medezeggenschapsorganen

De heer Robbertsen en de heer Bult hebben in 2017 een overlegvergadering van de ondernemingsraad bijgewoond. Mevrouw Verdier bezocht een overlegvergadering van de landelijke cliëntenraad en familieraad. Mevrouw Swaab heeft een kennismakingsbezoek gebracht aan de landelijke cliëntenraad en familieraad. Bij alle vergaderingen waren bestuursleden aanwezig zodat de leden van raad van toezicht zich een beeld konden vormen van de interactie tussen bestuur en medezeggenschap. De leden van de raad van toezicht hebben in de vergadering van de raad van toezicht terugkoppeling gegeven over hun ontmoetingen met de medezeggenschapsraden. De raad van toezicht heeft vastgesteld dat de medezeggenschapsraden daadwerkelijk worden betrokken bij de organisatie. Er is sprake van positieve interactie waarbij over en weer ruimte is voor een kritisch geluid. De medezeggenschapraden worden proactief betrokken, gehoord en om advies dan wel instemming gevraagd.

Vergaderingen

De raad van toezicht heeft in 2017 zes keer vergaderd. De heer Boot was tweemaal met kennisgeving verhinderd. Mevrouw Verdier was eenmaal verhinderd een raad van toezicht vergadering bij te wonen. Tijdens de vergaderingen van de raad van toezicht zijn de leden van de raad van bestuur aanwezig. Afhankelijk van het onderwerp zijn ook (interne) inhoudsdeskundigen uitgenodigd om een toelichting te verzorgen. Voorafgaand aan elke vergadering van de raad van toezicht hebben de leden een informeel afstemmingsoverleg. In de raad van toezicht vergaderingen zijn de volgende onderwerpen aan de orde geweest:

  • Governance en besturing van de organisatie, in het bijzonder de beweging naar de invoering van zelforganiserende principes en het daaraan gekoppelde programma ‘De bedoeling, het Werkt!’
  • De werving- en selectie van een voorzitter voor de raad van toezicht.
  • Aanstaande herbenoeming leden raad van toezicht.
  • Klassenindeling Wet normering topinkomens (Wnt).
  • De strategische koers en positionering van de organisatie.
  • Kwaliteit van de zorg- en dienstverlening, kwaliteitsmetingen en kwaliteitsmanagement, in het bijzonder de deelname aan de proeftuin vernieuwd kwaliteitskader gehandicaptenzorg.
  • Zorgvisies van de verschillende doelgroepen van Philadelphia.
  • Zorginhoudelijke projecten en programma’s onder meer op het gebied van palliatieve zorg en bewuste omgang gebruik psychofarmaca.
  • Toepassing mensgerichte technologie in de zorg.
  • Ontwikkelingen ten aanzien van verzuim en professionalisering van medewerkers en leiderschapsprogramma ‘dienden leiderschap’ mede in relatie tot ‘De bedoeling, het Werkt!’ en het sociaal beleid van Philadelphia.
  • Strategisch huisvestingskader Philadelphia.
  • Voortgang uitvoer huisvestingsprojecten Philadelphia.
  • Goedkeuring van verwerving c.q. vervreemding van onroerende zaken die buiten de reikwijdte van tussen de raad van toezicht en raad van bestuur gemaakte afspraken vielen.
  • Beleidsmatige ontwikkelingen en voortgang uitvoer jaarplan 2017 aan de hand van de vier organisatiewaarden: cliëntwaarde, zorgwaarde, medewerkerwaarde en financiële waarde.
  • Voortgang op de verschillende strategische thema’s zoals neergelegd in het meerjarenbeleidsplan 2016 - 2020.
  • Update van de financiële meerjarenraming en scenario’s.
  • Jaarverslag en jaarrekening 2017.
  • Interimrapportage en managementletter PWC accountants en managementreactie.
  • Financiële ontwikkeling van Philadelphia aan de hand van kwartaalrapportages en halfjaarrapportage.
  • Financiële en beleidsmatige kaders voor 2018.
  • Externe (financiële) ontwikkelingen en zorgcontractering (onder andere de Wlz Wmo, Jeugdwet, GGZ-c en Zvw) en de impact daarvan op Philadelphia en haar cliënten.
  • Vestiging hypotheekrecht in het kader van financieringsarrangement.
  • Terugkoppeling van bezoeken aan de verschillende medezeggenschapsgremia.
  • Terugkoppeling functioneringsgesprekken leden raad van bestuur.