Jacqueline Ovinge is regionaal ondersteuner personeelsinzet en is in april vanuit de locatie als kennisdrager Aysist bij het REPP-team gekomen. Daarnaast werkte ze nog als coördinerend begeleider. Zij houdt zich nu vooral bezig met het matchen van medewerkers met locaties waar een vraag uit staat. Janneke van Erven is coördinator BPV en houdt zich bezig met alles rondom stagiaires, leerlingen en opleiden. Ook Janneke maakt sinds april onderdeel uit van het REPP-team GV.

Wat is een REPP-team?
De afkorting staat voor REgionaal Personeels Plannings-team. Dit team werkt clusteroverstijgend en geeft invulling aan het strategisch personeelsplan voor een bepaald gebied. Zo’n plan bestaat uit verschillende acties om de juiste medewerkers op het juiste moment op de juiste plek te hebben. Op dit moment zijn er acht REPP-teams in de volgende gebieden: Noord, Noordwest, Amsterdam, Groot Veluwe, Oost, Midden, West en Zuid.

‘Ik ben er trots op dat het toch lukt om te matchen ondanks dat de flex-pool nog in een opbouwende fase is.’

Dat kunnen vaste medewerkers binnen Philadelphia zijn, maar ook medewerkers die zich op dit moment extern aanmelden of dat al tijdens de eerste lockdown gedaan hebben. ‘Via Janneke heb ik onlangs ook een oud-stagiaire gematcht met een locatie om dagbestedingsactiviteiten te doen’, vertelt Jacqueline. ‘Ik ben er trots op dat het toch lukt om te matchen ondanks dat de flex-pool nog in een opbouwende fase is. Er zijn eigenlijk heel veel medewerkers binnen de organisatie die aangeven dat als de nood hoog is, zij best wel op een andere locatie ingezet willen worden. Dat vind ik wel heel mooi om te zien.’ Medewerkers die zich in eerste instantie hadden aangemeld via het Interne Uitzendbureau van Philadelphia heeft het REPP-team overgenomen. Geschikte medewerkers uit die pool krijgen nu ook een contract binnen Philadelphia, op vaste locaties.

‘Ik vind het echt een oplossing voor iets waar ik al veel langer mee puzzel’, vult Janneke aan. ‘Ik was op zoek naar wie stagiaires en leerlingen in beeld houdt en hoe we hen blijven boeien en gaan binden aan de organisatie als ze straks klaar zijn. Want welke medewerker past nou waar? Daar is REPP een mooie proactieve oplossing voor vind ik. We staan nog echt in de kinderschoenen om dat verder uit te bouwen, maar daar zie ik echt wel kansen.’

Janneke vervolgt: ‘Vroeger werd er heel erg gekeken vanuit de eigen locatie. Ik zie nu dat managers onderling meer overleggen en breder kijken, niet alleen in de eigen regio, en ook clusteroverschrijdend. Ik zie echt meer samenwerking ontstaan en dat vind ik gewoon heel mooi. Daar zit de winst. Omdat je soms ook medewerkers hebt die op meerdere plekken kunnen werken of juist heel goed passen binnen een specifiek cluster.’

Janneke noemt verder behoud als een van de belangrijkste zaken: ‘We moeten goed oog hebben voor wat nieuwe medewerkers, stagiaires en leerlingen nodig hebben om hun werk goed te doen. Aandacht voor het leer- en leefklimaat op de locatie. Dat de balans goed is en medewerkers niet overvraagd worden. Want dat maakt dat mensen vertrekken en talenten verloren gaan. Ook het aantal uren werk dat de locatie kan bieden is belangrijk om medewerkers binnen te houden en te voorkomen dat zij naar een andere organisatie overstappen.’

‘Er is nu meer aandacht voor stagiaires en leerlingen… om talent te behouden. Daar moeten wij in investeren.’

Hoe staat het team er nu na de eerste coronagolf voor? Jacqueline: ‘Wat wij in de eerste golf zagen is dat locaties in GV problemen toch nog wel zoveel mogelijk zelf probeerden op te lossen.’ Janneke: ‘Ja, en niemand wist natuurlijk hoelang het ging duren en iedereen had het idee ‘dit gaan we met elkaar doen’ ‘. Nu de crisis voortduurt en de vermoeidheid bij personeel toeslaat komt het REPP-team meer in beeld. Jacqueline: ‘Omdat we bekender zijn geworden weten teams en locatiemanagers ons beter te vinden en komen er steeds meer aanvragen op gang. We proberen altijd een zo goed mogelijk beeld te krijgen van de vragen van de locaties om de match steeds beter te krijgen. Daar hebben we nu ook meer tijd voor. Om matches te vinden en contact op te nemen met de locatiemanager en de flex-werkers. En om die flex-werkers te binden.’ Janneke: ‘Ik denk dat het cruciaal is om een pool van medewerkers achter de hand te hebben die in kunnen vallen. En goed verbinding houden met deze groep is voor het behoud ervan enorm belangrijk. Jacqueline en Elise (Duinkerken) hebben daar een groot aandeel in.’  

‘Het REPP-team is nu meer in beeld’

Janneke vervolgt: ‘De managers blijven natuurlijk zelf verantwoordelijk voor personeelsproblemen, maar wij denken met hen mee en bij incidenten kan het REPP-team schakelen.’ Jacqueline: ‘Wat hebben zij bijvoorbeeld precies nodig en voor hoe lang? Is het bij langere tijd dan misschien beter gewoon een vacature uit te zetten?’ Thuiswerken is voor de collega’s van het REPP-team nog even wennen. Sommige collega’s hebben elkaar nog niet ‘in het echt’ ontmoet, alleen via Jabber. Jacqueline: ‘Maar ook daarin word je wel heel creatief. Gewone momentjes, dus niet altijd werk-gerelateerd beeldbellen, maar gewoon even van:  hoe gaat het nu met je? Hoe was je weekend? Natuurlijk mis je daarin wel het gewone lijfelijke contact. Maar het is wel heel mooi dat het zo kan. Dat je wel zo veel contact kan houden en het lijntje ook kort kan houden.’

Meer artikelen over het REPP-team

Planningsproblemen? Roep de hulp in van het REPP-team

REPP-team: focus op juiste personeelsinzet

REPP-team Zuid: ‘We staan er al voordat een locatie hoeft te bellen’

REPP-team Oost zorgt voor de juiste match tussen invalkracht en locatie

Deel je vraag, idee, verhaal of kennis #wedoenhetsamen

Heb jij wel eens een vraag waarvan je niet weet aan wie je die moet stellen? Wil je belangrijke kennis delen met je collega’s? Of wil je simpelweg iets leuks aan anderen laten zien? 
 
We bouwen samen aan een online platform. Deel jouw input, het kost één minuut.

Of mail ons jouw input

Je krijgt altijd bericht van ons!